Selbst entwickeln oder Standardsoftware kaufen?

Buchhaltung, Lohn, Ferienplanung und die Grundfunktionen eines CRM laufen in vielen Unternehmen ähnlich. Standardsoftware bringt diese Abläufe mit und der Hersteller hält sie aktuell. Auch wenn wir Webapplikationen entwickeln, raten wir hier meistens zum Standard.

Die Excel-Liste ist ein Warnsignal, kein Beweis. Manchmal fehlt nur eine Konfiguration, eine Schulung oder eine klare Arbeitsweise. Prüft das, bevor ihr über neue Software entscheidet.

Lasst euch das Produkt mit euren echten Aufgaben vorführen, inklusive eines Sonderfalls. So seht ihr, wo es passt und wo die Arbeit daneben weitergehen würde.

Ein Grund ist ein Ablauf, der euch ausmacht. Wenn die Art, wie ihr offeriert, plant oder Kunden betreut, ein Grund ist, warum Kunden euch wählen, sollte sich die Software danach richten.

Ein zweiter Grund ist Aufwand, der sich messen lässt: doppelte Erfassung, Umwege, Fehler beim Übertragen. Ein Sonderfall, der viermal im Jahr vorkommt, rechtfertigt selten eigene Software. Ein Umweg, den zwanzig Personen jeden Tag gehen, schon eher. Rechnet mit Häufigkeit, Zeit und den Kosten der Fehler.

Ein dritter Grund sind Anforderungen, die kein passendes Produkt abdeckt, etwa besondere Berechtigungen oder das Zusammenspiel mehrerer Systeme. Ein Kundenportal, das Aufträge aus dem ERP und Kontakte aus dem CRM zusammenführt, gibt es selten fertig zu kaufen.

KI verschiebt die Rechnung, vor allem bei kleinen Werkzeugen. Ein internes Tool mit klarer Aufgabe, etwa für Freigaben oder eine Auswertung, entsteht heute schneller als noch vor zwei Jahren. Damit wird eigene Software auch für Abläufe interessant, für die sie früher zu teuer war.

Gleich bleibt, was nach dem ersten Entwurf kommt: Berechtigungen, Datenschutz, die Anbindung an bestehende Systeme, Betrieb und Pflege. Zudem muss jemand den Code verstehen, wenn sich der Ablauf ändert.

Wer KI für eigene Werkzeuge nutzt, braucht deshalb Menschen, die den erzeugten Code lesen und verantworten. Sie prüfen, ob Zugriffe geschützt sind und Personendaten nur dorthin gelangen, wo sie hingehören. Sie sorgen auch dafür, dass sich der Code in einem Jahr noch ändern lässt.

Bei uns prüft eine Entwicklerin oder ein Entwickler jeden Code, bevor er live geht, ob ihn ein Mensch geschrieben hat oder eine KI.

In der Praxis ist es selten ein Entweder-oder. Häufig bleibt das CRM oder ERP. Dazu kommt, was fehlt: ein Kundenportal mit Zugriff auf dessen Daten, eine Schnittstelle oder ein kleines Werkzeug für die Freigabe. Diesen Weg empfehlen wir am häufigsten.

Voraussetzung ist eine dokumentierte Schnittstelle, über die sich Daten lesen und schreiben lassen. Klärt vor dem Vertrag auch Limiten, zusätzliche Gebühren und den vollständigen Datenexport.

Bei Standardsoftware gehören Einführung, Migration, Anbindungen und Schulung ebenso in die Rechnung wie die Lizenzen. Viele Produkte rechnen pro Nutzer ab: Wächst das Team oder bekommen Partner Zugang, wächst die Rechnung mit.

Eigene Software kostet am Anfang mehr, dazu kommen Betrieb, Wartung und Weiterentwicklung. Lizenzgebühren pro Nutzer fallen dabei nicht automatisch an. Infrastruktur, Support und eingebundene Dienste können mit der Nutzung trotzdem teurer werden.

Vergleicht beide Wege über denselben Zeitraum, etwa fünf Jahre, und mit denselben Annahmen zu Nutzerzahl und Umfang. Zählt die Stunden mit, die heute in der Excel-Liste stecken.

Abhängig seid ihr in beiden Fällen. Bei Standardsoftware von den Preisen und Plänen des Herstellers und davon, ob ihr eure Daten vollständig exportieren könnt. Bei eigener Software vom Team, das den Code kennt.

Computerprogramme sind nach dem Urheberrechtsgesetz geschützte Werke. Von Gesetzes wegen liegen die Rechte nur dann beim Unternehmen, wenn eigene Angestellte die Software bei ihrer Arbeit entwickeln. Entwickelt eine Agentur für euch, regelt der Vertrag, welche Rechte ihr erhaltet.

Bei uns gehört der Code deines Projekts dir. Für eingebundene Komponenten gelten deren eigene Lizenzen und für eure konkrete Situation ersetzt dieser Abschnitt keine Rechtsberatung. Wann ein bestehendes System besser auf einmal wechselt und wann in Etappen, zeigt Altsysteme ablösen: alles auf einmal oder in Etappen?

Bring den Ablauf mit, der heute Umwege macht. Gemeinsam sehen wir, was eure Software schon kann und wo sich eine Ergänzung lohnt.

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