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Das System läuft seit 15 Jahren und eigentlich läuft es gut. Nur wenn die eine Person in den Ferien ist, die es wirklich versteht, hofft die ganze Abteilung, dass nichts passiert. Irgendwann steht die Frage im Raum: alles auf einmal ersetzen oder Stück für Stück?
Zwei Wege zur neuen Landschaft
Beim Wechsel auf einen Stichtag entsteht die neue Landschaft vollständig und an einem festen Datum stellen alle gemeinsam um. Bis dahin läuft der Betrieb im alten System weiter.
In Etappen übernimmt ein neues System zuerst eine abgegrenzte Aufgabe, der Rest bleibt im alten. Mit jeder Etappe wandert mehr, bis das alte System nichts mehr zu tun hat. Dafür braucht es Übergänge zwischen Alt und Neu, die später wieder wegfallen.
Keiner der beiden Wege ist grundsätzlich besser. Entscheidend ist, wie eng die Systeme verflochten sind und was sich gleichzeitig ändern muss.
Wann ein Wechsel auf einmal richtig ist
Manchmal hängt alles zusammen. Bekommen Kundenkonten, Login, Abonnements und Zahlung gleichzeitig neue Systeme, lassen sie sich kaum einzeln umstellen. Jede Zwischenlösung müsste zwei Welten verbinden, die nie gemeinsam laufen sollen.
Auch ein harter Termin kann für einen Stichtag sprechen, etwa ein auslaufender Vertrag mit einem Dienstleister. Oder die Organisation stellt ihre Abläufe ohnehin zum selben Zeitpunkt um.
Bei einem kleinen, klar abgegrenzten System ist ein vollständiger Wechsel ebenfalls oft der kürzere Weg.
Was eine Umstellung am Stichtag braucht
Der Stichtag selbst ist der kleinste Teil der Arbeit. Davor liegen Monate, in denen alles, was an diesem Tag zusammenkommt, mehrfach geprobt wird.
Die Datenübernahme läuft dabei nicht einmal, sondern in vielen Testläufen. Jeder Lauf zeigt Dubletten, leere Pflichtfelder und Sonderfälle, die im alten System niemand mehr im Blick hatte. Realistisch ist der Stichtag erst, wenn ein Lauf ohne Überraschungen durchgeht.
Dazu kommen Tests von Ende zu Ende. Eine Kundin meldet sich an, schliesst ein Abonnement ab, bezahlt und erhält ihre Berechtigung. Dieser Weg führt durch mehrere neue Systeme und muss als Ganzes funktionieren, nicht nur in jedem System für sich.
Für den Tag selbst braucht es einen Plan, wer wann was umstellt, und eine Antwort darauf, wie ihr bei einem Fehler zurückkommt. In den Wochen danach braucht es kurze Wege, damit Fehler rasch behoben werden.
Die Schwierigkeit liegt zwischen den Teilprojekten
In grossen Umstellungen ist selten eine einzelne Technik das Problem. Schwierig wird es zwischen den Teilprojekten: Jedes hat eigene Termine und eine Verzögerung bei einem Dienstleister verschiebt die Arbeit bei allen anderen.
Sind mehrere Dienstleister beteiligt, braucht es klare Schnittstellen, auch zwischen den Menschen. Wer entscheidet, wenn zwei Systeme ein Feld unterschiedlich verstehen? Wer informiert wen, wenn ein Testlauf scheitert?
Wann Etappen besser passen
Lassen sich Aufgaben klar trennen, etwa Auswertungen oder ein Kundenportal, kann ein schrittweiser Weg das Risiko verteilen. Jede Etappe bringt früher Nutzen und ein Fehler betrifft nur einen Teil.
Der Preis dafür sind Übergänge zwischen Alt und Neu, die Arbeit kosten und später wieder wegfallen. Dazu braucht es eine klare Regel, welches System in der Übergangszeit welche Daten führt.
Ob ein Teil neu entwickelt oder durch Standardsoftware ersetzt wird, entscheidet ihr pro Aufgabe: Selbst entwickeln oder Standardsoftware kaufen?
Das Wissen sichern, bevor es fehlt
Zurück zur Person, ohne die niemand das alte System versteht. Ihr Wissen braucht ihr auf beiden Wegen. Setzt euch früh mit ihr zusammen und haltet fest, was das System tut, samt den Ausnahmen, die nirgends dokumentiert sind.
Fragt auch die Menschen, die täglich damit arbeiten. Rund um ältere Systeme entstehen oft Excel-Listen und kleine Datenbanken, die einen Teil des Geschäfts abbilden. Was ihr jetzt findet, überrascht euch später nicht bei der Umstellung.
Für die Entscheidung
- Zeichnet auf, welche Systeme zusammenhängen und welche Daten zwischen ihnen fliessen.
- Prüft, welche Teile sich ohne grosse Zwischenlösungen trennen lassen und welche nur gemeinsam wechseln können.
- Reserviert Zeit mit der Person, die das alte System am besten kennt, bevor die Planung beginnt.
Grosse Umstellungen kennen wir aus der Praxis. Welcher Weg zu eurer Systemlandschaft passt, klären wir mit dir.
